Cinq conseils pour gérer les courriels de votre agroentreprise
Il n’y a pas si longtemps, recevoir un courriel était quelque chose de grisant; de valorisant même. C’était avant qu’une avalanche de pourriels, de notifications et de courriels de masse non sollicités commencent à engorger nos boîtes de réception. Selon une étude, nous passons en moyenne jusqu’à deux heures et demie par jour à réagir à quelque 120 courriels quotidiens. Nous consacrons donc plus de 25 % de nos journées de travail à gérer nos courriels.
Vous devrez investir du temps et des efforts pour parfaire votre stratégie de gestion des courriels, mais vous serez récompensés en économie de temps.
D’une part, ignorer notre boîte de réception pendant quelques jours signifie qu’elle devient une montagne de messages épars que nous devons trier pour trouver ceux qui sont pertinents; et d’autre part, réagir immédiatement à chaque courriel entrant est une source de distraction, pour nous et notre entourage. Ces deux stratégies nuisent à la fois à la productivité et à l’efficacité.
Nous allons examiner certains moyens simples mais efficaces pour venir à bout des 14 000 courriels non lus qui encombrent votre boîte de réception. Soyons honnêtes : vous devrez investir du temps et des efforts pour parfaire votre stratégie de gestion des courriels, mais vous serez récompensés au centuple en économie de temps.
1. Choisissez le bon service de courriel
Bon nombre d’entre nous se contentent d’accepter l’adresse courriel attribuée par leur fournisseur de services Internet. Pour ma part, il s’agissait d’une petite entreprise du nom d’Amtelecom, et mon adresse courriel était pgredig@amtelecom.net. Lorsque je suis passé à Eastlink, mon ancienne adresse de courriel est devenue obsolète, ce qui est fâcheux et peu pratique pour une adresse courriel professionnelle.
Beaucoup choisissent un service de courriel indépendant comme Gmail ou Outlook pour pouvoir garder longtemps la même adresse. Il y a d’autres facteurs à prendre en considération lorsqu’il s’agit de choisir un fournisseur pour vos comptes de courriel. Différents services de courrier électronique offrent une foule de caractéristiques, et le meilleur choix dépend de la façon dont vous utilisez le courriel, à des fins professionnelles et personnelles. L’espace de stockage gratuit, l’efficacité du filtre antipourriel, la disposition de l’information et la convivialité sont des caractéristiques que vous seul pouvez évaluer. Gmail et Outlook sont les deux services de courriel les plus utilisés, mais il existe au moins une dizaine d’autres services gratuits. Une recherche sur Internet pour déterminer les avantages et les inconvénients de chacun vous aidera à faire le bon choix.
2. Organisez vos comptes
La plupart des gens possèdent plus d’un compte de courriel, et les avis sont partagés quant à la meilleure façon de les organiser de manière à éviter de perdre du temps ou de rater des messages importants. Certains services de courriel (Gmail, par exemple) offrent la possibilité d’acheminer les messages provenant de différents comptes vers une même boîte de réception, ce qui vous permet de consulter au même endroit tous vos messages reçus.
Certains aiment conserver plusieurs comptes de courriel distincts pour des fins différentes : un pour les médias sociaux, un pour le travail et un autre pour leurs communications personnelles avec leur famille et leurs amis. Cela peut porter à confusion, mais offre l’avantage de hiérarchiser les courriels auxquels vous répondrez. Si vous êtes au travail, vous pouvez vous concentrer sur votre compte de courriel professionnel et ainsi éviter de vous laisser distraire par des photos de l’Italie envoyées par votre coloc de l’université.
3. Mettez de l’ordre – supprimez ou archivez les courriels désuets
Si des centaines ou des milliers de courriels encombrent votre boîte de réception, il est pénible de les parcourir et d’en faire le tri. En général, les courriels qui datent de plus d’un mois sont sans doute désuets et peuvent être supprimés, mais si vous n’osez pas le faire – même s’il s’agit d’un message reçu il y a quatre ans – vous pouvez toujours les archiver afin de pouvoir les récupérer en cas de besoin.
4. Gérez les courriels reçus
Un bon filtre antipourriel est essentiel pour faire dévier les courriels non sollicités de votre boîte de réception. Vous pouvez aussi diminuer le nombre de pourriels reçus en faisant preuve de vigilance et en vous « désabonnant » du contenu qui arrive à déjouer votre filtre antipourriel. Cela fait une grande différence. Cherchez le lien « me désabonner » qui se trouve à la fin des bulletins d’information ou des courriels publicitaires indésirables.
5. Soyez disciplinés
Il existe différentes stratégies concernant la configuration du service de courriel et la gestion des comptes, mais la plupart des experts s’entendent pour dire qu’il est important d’avoir un plan quotidien de gestion du courriel, et de le respecter. Le fait de réagir systématiquement à chaque courriel est une perte de temps; envisagez de désactiver ou de reporter les notifications qui s’affichent à l’écran de votre téléphone ou de votre ordinateur. Encore mieux, prévoyez un ou deux moments dans la journée pour consulter vos courriels. Prenez peut‑être une heure le matin et 30 minutes après dîner.
Vous devez aussi faire preuve de discipline après avoir ouvert un courriel. Une fois lu, un courriel ne peut rester dans votre boîte de réception! Obligez‑vous à supprimer, à archiver ou à déplacer vos messages ou encore à y ajouter un indicateur, selon le niveau de traitement requis.
Ces suggestions constituent un point de départ. Une fois que vous vous serez familiarisés avec les caractéristiques de votre service de courriel, vous pourrez créer des dossiers ou des indicateurs qui vous aideront à organiser votre boîte de réception, et utiliser certains filtres qui faciliteront la recherche dans vos messages reçus. Une fois que vous avez choisi le service que vous utiliserez, commencez à explorer les caractéristiques qui vous aideront à optimiser votre stratégie de gestion des courriels. Cela peut sembler accablant, mais le jeu en vaut la chandelle. Surtout si la gestion des courriels exige autant de temps que l’affirment les experts.
D’après un article de l’AgriSuccès par Peter Gredig.
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