L’absence de planification, c’est la planification d’un échec

L’étude de cas que voici a été préparée par BDO.

Lorsque Shane et Nora, qui sont frère et sœur, ont repris l’exploitation céréalière familiale de leurs parents, ils savaient qu’ils devraient sans doute l’agrandir pour accueillir deux familles. Malheureusement, l’exploitation était située près d’un centre urbain en pleine expansion et le prix des terres s’envolait au-delà de leur portée.

La visite d’un vignoble et d’une bleuetière durant un congé estival a été une source d’inspiration pour Nora. Les deux endroits grouillaient de visiteurs qui achetaient des produits comme de l’artisanat, des vins de glace et des conserves de fruits. Nora se réjouissait de l’ambiance animée.

Elle s’est alors mise à considérer la proximité de leur exploitation avec la ville comme un avantage qui pourrait être exploité en créant un marché de producteurs et d’artisans comportant un espace pour accueillir des concerts. Elle a trouvé un allié de poids en la personne d’Abby, la femme de Shane, qui a adoré ses idées. Toutes deux se sont réunies chaque semaine pour discuter des possibilités autour d’un café, avant de finalement présenter leur plan d’affaires à Shane. L’idée lui a plu.

Une passion pour les marchés de producteurs et la musique

Leur vision consistait à convertir un hangar ouvert en marché de producteurs doté de kiosques pouvant accueillir des vendeurs de produits locaux et des artistes. En été, un festival de musique viendrait agrémenter le marché. Les associés commenceraient par organiser un marché quelques samedis pour évaluer l’intérêt.

Le budget proposé de 50 000 $ permettrait d’embellir les lieux. Des annonces ont été publiées sur les médias sociaux tout au long de l’hiver et, vers la fin du mois de mai, une liste complète de vendeurs était prête pour le jour de l’ouverture.

Beaucoup de clients… et de problèmes

Le jour venu, les véhicules ont commencé à défiler, mais l’euphorie a été de courte durée. Le stationnement s’est vite rempli et les véhicules étaient garés de façon désordonnée sur la pelouse. Les dures leçons se sont enchaînées à un rythme effréné. L’eau et les boissons sont venues à manquer. L’unique toilette portative était nettement insuffisante, et les vendeurs se sont plaints de ne plus avoir de courant, car le disjoncteur ne cessait de se déclencher en raison d’une surcharge.

Nora, Shane et Abby ont été accaparés par les problèmes et, malgré la foule de clients, ce fut une journée longue et stressante.

Quoi qu’il en soit, le bien-fondé de leur projet s’est confirmé à plusieurs occasions au cours de l’été, et ils savaient qu’ils tenaient quelque chose de bien.

Faire face aux défis

Pour pouvoir progresser, ils allaient toutefois devoir surmonter les problèmes auxquels ils étaient confrontés :

• Ils auraient besoin d’embaucher du personnel.

• Ils n’étaient pas certains d’avoir une assurance adéquate.

• Certains des vendeurs d’aliments n’avaient pas satisfait aux exigences des inspections.

• Une scène sécuritaire dotée d’un système de sonorisation serait nécessaire pour les musiciens.

• Les problèmes d’accessibilité n’avaient pas été pris en compte. Une mise en conformité totale serait coûteuse.

• Certains vendeurs n’avaient pas payé leurs frais.

Nora, Shane et Abby avaient fixé des frais peu élevés pour les vendeurs afin que tous les kiosques soient occupés, mais compte tenu de l’augmentation des coûts et des difficultés à se faire payer, leur marge de profit s’était évaporée. Ils avaient négocié des frais de consigne auprès des vendeurs d’art, mais il était difficile de faire le suivi des ventes et ils avaient le sentiment de ne pas avoir reçu leur juste part.

Ils savaient qu’ils devaient trouver de nouvelles sources de revenus et emprunter de l’argent.

Les trois associés se sont réunis à la mi-octobre pour discuter de la poursuite du projet. Ils avaient essuyé des pertes importantes au cours de l’été. Même s’ils avaient désormais une bonne maîtrise des coûts, ils ont constaté que certaines dépenses étaient assumées par leur exploitation agricole. De plus, ils savaient qu’ils devaient trouver de nouvelles sources de revenus et emprunter de l’argent, car l’exploitation agricole ne devrait pas financer le projet. Pour le poursuivre, ils devraient élaborer un plan d’affaires complet et plus objectif.

Nous avons besoin d’un plan!

Les associés ont commencé par établir un budget détaillé qui prenait en compte les frais cachés (assurances, services publics, impôt foncier) assumés par l’exploitation agricole. Ils ont ensuite calculé le capital nécessaire à l’amélioration du stationnement, des toilettes portatives et de l’accessibilité. Les besoins en capitaux à long terme pour la construction d’une scène adéquate et de toilettes permanentes ont également été estimés.

À partir de ces chiffres, ils ont été en mesure de déterminer les revenus nécessaires pour obtenir une marge de profit raisonnable. Ils se sont entendus sur des frais plus réalistes pour les vendeurs et sur une mesure incitative pour le paiement à l’avance d’une redevance saisonnière. Les visiteurs devraient payer un droit de stationnement et un prix d’entrée modiques. L’équipe a également réfléchi à des façons d’utiliser les lieux hors des jours de marché, notamment la tenue de ventes aux enchères, d’événements d’entreprise ou de ventes spécialisées d’antiquités et de pièces de collection.

Shane a appris de son comptable qu’une subvention était offerte pour aider à couvrir le coût de l’embauche d’un étudiant pour l’été. Cela les a incités à approfondir leur recherche sur les programmes gouvernementaux.

Une approche plus organisée

Nora a consigné toutes ces informations dans un document présentant les chiffres de la première année et les changements envisagés pour l’avenir. Par la suite, les associés ont rencontré leur prêteur, leur notaire et leur comptable. On leur a conseillé de fonder une société distincte afin de protéger leur responsabilité et celle de l’exploitation afin de ne pas déroger pas aux règles de l’impôt sur le revenu visant les sociétés agricoles familiales.

La première année a été un mélange de passion et d’énergie. Dans les années suivantes, les associés devront suivre un plan d’affaires rigoureux. Grâce à ce plan, le marché de producteurs devrait prospérer et se développer au grand bonheur de la famille d’agriculteurs et des collectivités environnantes.

BDO est un cabinet spécialisé en comptabilité agricole, en planification fiscale et en services-conseils aux entreprises.

D’après un article de l’AgriSuccès.

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