Réexaminer, réaffirmer et repenser : comment assurer la pertinence et la pérennité de votre plan stratégique

Vous avez dressé un plan détaillé pour votre entreprise agricole et rigoureusement passé en revue vos processus et procédures. Vous comprenez également les risques que vous courez et connaissez les défis que vous êtes à l’aise de relever et les limites que vous vous sentez capable de repousser.

Ce fut un parcours important, qui comprenait beaucoup de tâches difficiles, mais cruciales. Tout ce que nous avons fait et examiné à ce jour avait pour but de vous aider à faire prospérer encore plus votre entreprise agricole.

Si vous exploitez une ferme ou une entreprise, il y a une chose qui ne change jamais : la création et l’exécution de plans stratégiques. Lorsque la mise en œuvre d’un plan se termine, il est temps d’en élaborer un autre qui comprendra de nouveaux objectifs stimulants, de nouvelles idées et peut‑être même de nouveaux énoncés de vision et de mission.

Résumé de ce que nous avons appris

Puisqu’il y a tant de choses dont il faut s’occuper dans une ferme, il est essentiel de se doter de plans bien conçus qui comprennent une description détaillée des processus et des procédures, ainsi que des renseignements de nature plus globale, comme des énoncés de mission et de vision et des stratégies de gestion du risque.

1. Générer des idées : Nous avons commencé par rêver grand, puis avons concentré ces rêves en un ensemble cohérent et concis d’énoncés de mission et de vision. Cette étape était fondamentale, car maintenant, nous savons à quoi notre entreprise ressemble et ne ressemble pas.

2. Tester et évaluer : Une fois cette case cochée, nous avons évalué notre environnement – de notre domaine d’activité jusqu’aux conditions météorologiques en passant par les marchés et les avantages stratégiques – afin de mieux comprendre ce à quoi nous avons affaire avec notre entreprise agricole. Nous avons adopté le concept FFOM afin de gagner en efficacité et de considérer nos objectifs et nos activités de façon honnête.

3. Intégrer : Nous avons commencé à utiliser nos réponses à l’analyse FFOM comme outil pour la prise de petites et grandes décisions. Une fois que nous avons compris les avantages stratégiques de l’entreprise agricole, nous avons vu clairement comment intégrer le changement à la vie quotidienne de la ferme et en faire une priorité, en mettant l’accent sur ce qui assurerait une réussite stable à long terme.

4. Valider les objectifs et les risques : Dotés d’un tout nouveau plan, nous avons attendu. Cela nous a permis de revoir et mesurer nos objectifs et de comprendre notre propension au risque. C’est important, car nous ne connaissons pas ces limites invisibles avant de nous y heurter. Comprendre le risque est l’une des choses les plus importantes que nous puissions faire sur une ferme et qui nous permet de mieux nous connaître.

5. Opérationnaliser : Lorsque nous comprenons où se situent nos risques internes et externes, nous commençons à opérationnaliser, c’est-à-dire, à optimiser notre exploitation. Nous nous sommes familiarisés avec nos objectifs, avec les risques et avec notre propension aux deux. Nous avons ajusté nos mesures prévues ou ponctuelles afin de maximiser les bénéfices, l’efficacité ou les autres possibilités à la ferme ou à l’extérieur.

6. Surveiller et mesurer : Surtout, nous avons maintenu notre surveillance constante. Pour ce faire, nous mettons en place des processus, des pratiques et des logiciels appropriés. Grâce à la surveillance, quelle que soit sa fréquence, nous devenons de meilleurs gestionnaires agricoles, car nous ne passons pas notre temps à lire des rapports d’étape, mais nous nous fions plutôt aux données. Nous mettons en œuvre des stratégies et des processus qui favorisent notre réussite et ne nous obligent pas à rester en place pour surveiller notre ferme et ses progrès ou ceux de nos employés sur divers plans.

7. Réexaminer, réaffirmer et repenser

Dans le cas de n’importe quelle ferme ou entreprise, il faudra toujours, à certains moments, réexaminer les progrès, les procédures et la productivité. Souvent, cela peut se faire au terme de l’ensemble d’un projet ou lorsque des volets individuels de ce dernier prennent fin. Ces pauses naturelles dans le calendrier d’une exploitation agricole donnent souvent la possibilité de dresser un état de situation à l’interne.

Il est important de réserver du temps pour ce type de bilan parce que les horaires sont chargés à la ferme et que si nous n’utilisons pas notre temps judicieusement, nous le perdons. Nous connaissons tous le sentiment qu’on éprouve lorsque les plans les mieux élaborés échouent pour une raison ou une autre. Souvent, cet échec découle d’une planification ponctuelle et parfois, nous n’y pouvons rien.

Réexaminer : Cela peut être aussi simple que de regarder ce qui a été fait la semaine dernière par rapport à l’objectif fixé initialement.

Exemple : Est-ce que toutes les courroies de moissonneuse‑batteuse ont été changées avant la récolte, comme je l’avais demandé?

Réaffirmer : Ce qui est tout aussi important que de modifier les plans opérationnels, c’est de jeter un coup d’œil rétrospectif sur un projet qui a été une réussite sur toute la ligne et qui s’est déroulé exactement comme prévu. Non seulement cela permet‑il de souligner la confiance des autres envers votre groupe de gestion et vos employés, mais cela sert aussi à vous rappeler que le travail que vous avez accompli dans le contexte des articles 1 à 6 porte ses fruits et qu’il ne vous reste qu’à les récolter.

Exemple : La décision d’embaucher un agronome possédant une formation spécialisée pour évaluer vos cultures — plutôt que de vous fier à vos connaissances générales acquises à l’école d’agriculture — s’est révélée extrêmement payante, puisque l’analyse du sol a indiqué deux fois plus de matière organique et que vous avez décroché des contrats supérieurs à la moyenne en raison de la qualité de vos cultures. Peut-être qu’avec un léger ajustement, nous pourrions faire encore mieux l’an prochain.

Repenser : Parfois, lorsqu’un événement majeur survient, qu’il soit de notre ressort ou non, nous pouvons être appelés à repenser notre prochaine étape.

Exemple : Quelles seront les conséquences de la fermeture d’une usine avoisinante de transformation de petits fruits sur mes frais de transport et de logistique?

Les trois R à l’œuvre

À de nombreuses reprises pendant l’année il est logique non seulement de nous évaluer nous‑mêmes, mais aussi d’adapter nos plans. Souvent, nous pouvons prendre ces mesures à intervalles établis ou simplement procéder à une analyse lorsque différents signaux en dictent le moment, comme les forces du marché, le mauvais temps ou des problèmes de logistique.

En agriculture, il n’y a jamais d’année « normale », mais lorsque la saison se déroule dans un calme relatif, il est préférable de mettre les trois R en application à intervalles établis.

Nous pouvons réexaminer ce que nous avons fait avant et après chaque saison clé, mais également réaffirmer notre plan sur‑le‑champ pour ultérieurement le passer en revue une fois par année. Selon les événements qui touchent notre exploitation agricole et le climat économique, il peut être de mise de repenser nos prochaines étapes. Il arrive que l’étape repenser dure des années, car elle peut fondamentalement modifier la trajectoire de notre entreprise agricole. Laissez-vous le temps qu’il faut pour ce travail important.

Réexaminer : Veiller à faire le suivi de l’ensemble de nos finances aux fins de l’impôt et pour les activités commerciales.

Réaffirmer : Procéder à des examens trimestriels et annuels avec notre comptable afin de brosser un tableau exact de notre véritable situation financière.

Repenser : Passer à un mode de présentation de l’information financière fondé sur la méthode de comptabilité d’entreprise afin d’obtenir un portrait plus précis des finances de l’exploitation agricole pour assurer sa future santé financière.

Tout au long du processus des trois R, vous devrez décider à qui vous ferez appel et pourquoi. Si vous avez lu le livre de Jim Collins De la performance à l’excellence, vous avez conscience que ce qui a mené votre ferme ou votre entreprise à son niveau de prospérité actuel ne vous portera pas nécessairement jusqu’au prochain sommet. Parfois, nous avons besoin de l’intervention de partenaires et personnes‑ressources externes. Leurs services ne sont pas gratuits, mais demandez-vous ce qu’il vous en coûterait de faire des affaires sans eux.

Exemple d’une exploitation agricole : Vous faites l’acquisition d’un nouveau quart de section de terre entre deux années de récolte. Jusqu’ici, vous avez compté sur les cours d’agronomie que vous avez suivis à l’université et votre connaissance de la terre. Cependant, vous avez affaire cette fois‑ci à une zone climatique et un sol différents. Plutôt que de dépenser 15 000 $ pour obtenir les conseils d’un agronome, vous continuez de vous fier uniquement à votre familiarité avec les champs. Or, vous n’avez pas suivi l’évolution de la recherche sur la production de culture et vous finissez par prendre une décision aucunement rentable avec une nouvelle rotation et une série de produits de protection des cultures qui étaient nouveaux pour vous. Vous avez épargné 15 000 $ en choisissant de ne pas embaucher d’agronome, mais une mauvaise production vous a coûté plus de 80 000 $ de potentiel de rendement.

Facilitez‑vous la vie en programmant préalablement ces événements. Vous pouvez commencer à vous préparer mentalement pour les conversations importantes longtemps avant qu’elles aient lieu.

Ce processus n’est pas différent de l’élaboration d’un plan quinquennal que vous pourriez avoir dans votre vie personnelle. Si ce plan a changé, alors pourquoi votre plan d’affaires ne changerait‑il pas? Votre entreprise a un certain niveau de fluidité, ce qui est normal est n’a rien d’étonnant. Certaines personnes peuvent tomber à jamais dans le piège de la rigidité si elles n’ont pas compris la nécessité de faire preuve de flexibilité. Si vous êtes flexible, votre plan stratégique peut l’être aussi.

Soyez à l’affût des signaux

Si vous n’avez pas atteint un ou plusieurs des objectifs ou des critères énoncés dans votre plan stratégique, cela peut être signe que vous n’êtes plus sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs, ce qui concerne directement votre mission (voir article 1). Alors, quelle est la prochaine étape? Vous devez déterminer ce qui se passe et corriger la situation.

Les mesures à prendre peuvent être toutes simples ou de plus grande envergure. Si aucune solution évidente ne vous vient naturellement à l’esprit, il se peut alors que le problème soit plus grave qu’il n’y paraissait initialement.

Exemple d’une exploitation agricole : Jim et Suneeta commencent à recevoir de moins en moins d’appels de brasseries des environs qui souhaitent acheter leur houblon. La pandémie de COVID‑19 a aussi mis les brasseries à mal. Afin d’économiser, elles ont commencé à s’approvisionner auprès de gros fournisseurs centralisés qui vendent le houblon moins cher. Cet effet domino touche maintenant les plans de croissance de Jim et Suneeta. Soudainement, ils ne sont plus en mesure d’atteindre certaines de leurs cibles internes et doivent s’adapter. Ne voyant aucune solution claire, ils en viennent à la conclusion qu’ils doivent faire appel à des personnes‑ressources et des partenaires externes pour les aider à repenser le plan d’affaires de leur exploitation agricole.

Appuyez-vous sur votre plan soigneusement élaboré

Ce qui était autrefois un aspect négligé d’une exploitation agricole est devenu un élément central des activités de la plupart d’entre elles. L’élaboration et l’établissement d’un plan solide reposent sur vos idées afin que le plan réponde aux besoins de votre exploitation agricole. Les systèmes de planification rigides ne nous sont pas utiles, et nombreuses sont les personnes qui optent maintenant pour un système fluide.

Toutefois, les systèmes de planification ne sont efficaces que si on établit et gère les attentes en conséquence. Mettre le système en place est tout aussi important que de reculer un peu et le laisser fonctionner. L’automatisation, de même que les alertes et les notifications émises par un système, soulignent à quel point il est important de ne pas rester là à observer votre exploitation agricole en permanence et aident aussi à mettre la santé mentale au premier plan. Savoir que vos données essentielles seront réunies dans un système centralisé procure une tranquillité d’esprit sans égale.

Gardez aussi l’esprit ouvert à ce que le système peut vous enseigner. Parfois, nous n’avons pas conscience de ce que nous ne savons pas. Puisque nous possédons des habiletés et des talents naturels dans certains domaines et non dans d’autres, laissons le système combler notre manque de perspicacité par rapport à certains sujets. C’est là que votre niveau d’aisance avec la confiance et la gestion du risque sera mis à l’épreuve. Ayez confiance que le système qui rassemble l’information financière vous dit la vérité. Après tout, c’est pour cela qu’il a été conçu. Parfois, voir l’information présentée autrement peut nous aider à accroître nos compétences dans un domaine et à évoluer personnellement et professionnellement.

Ces systèmes peuvent être plus utiles que nous le croyons. Si quelque chose ne se passe pas comme prévu à la ferme, notre système de planification peut signaler une défectuosité ou un ralentissement des activités avant même qu’on s’aperçoive du problème. Un système qui travaille pour vous en arrière‑plan se rentabilise plusieurs fois et vous permet de vous concentrer sur votre tâche principale, qui est de donner le meilleur de vous‑même en tant qu’exploitant d’entreprise agricole.