Cinq éléments clés à prendre en considération pour une planification opérationnelle réussie
Parlons de plans tactiques pour votre entreprise. Quel est votre mode de fonctionnement sur le terrain? Vous avez une mission et une vision, mais quels éléments vous faut-il au quotidien pour les accomplir? Les propriétaires d’exploitations agricoles doivent surveiller de nombreuses variables, qu’ils puissent les contrôler ou non. Nous allons nous concentrer sur les facteurs sur lesquels nous pouvons exercer le plus de contrôle et d’influence.
Dans l’article 3, nous avons déterminé de quels outils nous avons besoin pour mettre nos plans à exécution. Dans le présent article, nous examinerons en détail ces outils et trouverons la meilleure façon de leur donner un caractère opérationnel afin d’en accroître l’efficacité. Vous connaissez les aspects généraux de votre exploitation agricole; maintenant, nous allons nous pencher sur les menus détails et créer un plan à toute épreuve.
Si un plan strat égique est une photo aérienne prise par un drone, alors un plan opérationnel est une photo réalisée au niveau du sol avec un téléphone intelligent. Assurez-vous que votre plan initial tient compte à la fois des objectifs mesurables et de la mission et la vision établies dans l’article 1.
Élaborer un plan opérationnel solide
Peu importe le type d’entreprise, les plans opérationnels ne sont pas négociables. Ils devraient être élaborés une fois par année, bien que certaines exploitations agricoles choisissent de répéter cet exercice fréquemment au cours de la saison agricole.
Toute exploitation agricole qui veut se doter d’un plan opérationnel solide doit mettre l’accent sur cinq éléments importants : la préparation, la commercialisation, la logistique, les ressources humaines (RH) et les limites financières.
1. Préparation
Après une pause bien méritée à la fin de votre saison chargée, il est temps de regarder vers l’année qui vient. Comme toujours, des préparatifs bien définis permettront à votre exploitation agricole d’être mieux positionnée pour tirer parti d’une réussite potentielle. Le manque de planification et de préparation adéquates peut vous laisser à court de personnel ou limiter vos options dans certaines situations.
Pour bon nombre d’exploitations agricoles, une préparation adéquate signifie vérifier l’équipement et prendre toutes les dispositions préalables nécessaires. Vous pouvez effectuer ces préparatifs vous-même ou faire appel aux compétences de vos employés ou d’une ressource externe. Si un opérateur de machinerie n’a pas l’habitude du fonctionnement d’une machine, sa formation pourrait faire partie de vos préparatifs. Cela est particulièrement vrai en ce qui concerne la main-d’œuvre embauchée et le coût en temps si les employés ne sont pas préparés adéquatement. Combien de temps faudra-t-il pour former cette personne et de quel type de soutien aura-t-elle besoin avant de prendre les commandes d’une machine?
2. Commercialisation du grain et du bétail
Bien que les opinions varient à propos des sources d’information fiables sur les marchés des produits de base, il existe beaucoup de ressources utiles. En voici quelques-unes qui pourraient vous aider à tirer profit d’occasions intéressantes afin que votre entreprise demeure en bonne santé financière.
Canfax [en anglais seulement] fournit des renseignements sur le bétail dans le marché nord-américain depuis plus de 50 ans. L’organisme offre notamment des données sur des sujets comme les bovins engraissés et non engraissés, les statistiques d’abattage au Canada et les céréales fourragères.
Grainwiz œuvre à mettre en place et développer des sources d’information, des outils et des méthodes de travail destinés à faciliter la gestion du risque et le processus de commercialisation de commodités agricoles telles que les grains, le porc et le bœuf.
Les Producteurs de grains du Québec fournit des informations sur l’évolution des marchés des grains (tant locaux qu’internationaux), offre un guide de bonnes pratiques commerciales et des tutoriels.
3. Logistique
La logistique concerne l’organisation de l’exécution du travail au quotidien. La planification est essentielle pour obtenir de très bons résultats logistiques et elle est liée de près à la mise en œuvre de vos plans de production. Ce peut être aussi simple que garder la cour propre ou veiller à ce que les livraisons arrivent à temps afin que toutes les activités de chaque jour ou de chaque semaine se déroulent de façon harmonieuse.
Exemple d’une exploitation agricole : Li et Katie se préparent à recevoir des livraisons provenant de fournisseurs de produits chimiques, de semences et d’engrais qui sont prévues la journée même. Étant donné le créneau étroit entre les livraisons et l’espace physique limité dans la cour, il est important que les livraisons arrivent à l’heure et qu’on prévoie suffisamment de temps pour que les camions puissent entrer dans la cour, y laisser leur chargement et en sortir. Si ces étapes ne se déroulent pas harmonieusement, cela risque de créer des retards et des complications pour toutes les parties concernées.
4. Ressources humaines (RH)
Les employés auront plus tendance à se sentir utiles et responsables de leurs tâches si leurs rôles sont nettement définis et correspondent aux responsabilités à assumer dans l’exploitation agricole. Il importe tout autant d’expliquer clairement les procédures et les protocoles relatifs aux évaluations du rendement, aux vérifications d’usage, à la santé et la sécurité et aux mesures disciplinaires. De plus, la mise en place d’une rigoureuse stratégie de RH permet de couvrir les angles morts que peut avoir un propriétaire d’exploitation agricole.
Il vaut la peine d’envisager de recourir aux services d’un conseiller externe en RH pour examiner votre plan et cerner de possibles lacunes. Une telle mesure se révèle particulièrement utile si votre entreprise a délaissé un secteur pour se concentrer sur un autre ou si elle a élargi sa portée opérationnelle.
Cet univers est nouveau pour vous? Pas de problème. Voici quelques ressources et modèles en ligne qui peuvent vous aider :
La Boîte à outils en RH du CCRHA offre différents modèles de documents de gestion des ressources humaines
La BDC explique les étapes à suivre pour la création d’un plan de gestion des ressources humaines qui appuie la croissance de l’entreprise
5. Limites financières
Peu importe ce que vous planifiez, tout doit être soigneusement calculé de manière à être sensé d’un point de vue financier. Les calculateurs de prêt hypothécaire, de prêt pour l’achat d’équipement et de crédit-bail pour l’équipement de FAC constituent un moyen rapide et précis de comprendre vos futurs achats et ce à quoi ils pourraient ressembler en fonction d’une période déterminée avec un budget approprié. Vous pouvez également discuter de vos plans avec vos partenaires externes ou votre prêteur.
Exemple d’une exploitation agricole : Li et Katie ont besoin d’une nouvelle presse à fourrage, car celle qu’ils possèdent à l’heure actuelle se détériore rapidement. À quoi ressemble leur plan? Que doivent-ils faire dès maintenant pour mettre de côté la somme de 150 000 $ nécessaire à l’acquisition de nouvel équipement qu’ils prévoient acheter l’année prochaine?
Même si le budget permet l’achat d’un équipement, cela ne veut pas dire pour autant que c’est la bonne décision à prendre. Idéalement, un achat d’équipement devrait être lié à un rendement potentiel et à ce que fournira le nouvel équipement plus efficace.
L’agilité est essentielle
Ces cinq éléments importants de la planification ont un point en commun – ils doivent être liés à des objectifs mesurables et se rattacher à votre mission et votre vision. Si vous ne pouvez pas les mettre en corrélation, vous risquez de perdre votre dynamisme et de ne pas faire avancer les choses de façon opportune. Vous risquez également de perdre de vue votre raison d’être ou de miner votre viabilité financière. La planification opérationnelle n’est efficace que si un lien entre votre plan initial et vos objectifs peut être établi.
Dans une certaine mesure, c’est là que nous faisons confiance au processus. Dans une exploitation agricole, les tâches quotidiennes peuvent déraper et vous coûter plus de temps, d’effort et d’énergie que prévu. Un dilemme se présente alors : s’en tenir au plan soigneusement élaboré (et prévoyant une marge de manœuvre pour les imprévus), ou laisser tomber le plan initial et en établir un autre sur-le-champ?
Les bons propriétaires d’entreprise envisagent tous les scénarios même quand tout va bien, alors ils ont déjà une réponse préformulée lorsque survient un imprévu. Cette diligence permet d’éviter que les choses ne déraillent trop. Les réactions impulsives sont souvent le signe d’un manque de prévoyance.
Dressez un plan B
Quel que soit le plan opérationnel que vous mettez à exécution, il y aura toujours des ajustements à y apporter. Les producteurs doivent continuer de repenser les limites de leurs plans, surtout compte tenu des échéanciers, de l’emplacement des exploitations agricoles, des aléas du marché, ainsi que des possibilités ou des menaces invisibles qui pourraient se présenter.
Dans un monde qui évolue rapidement, un plan de rechange est indispensable. Avoir un plan C pour le plan B est aussi une bonne idée. De nombreux propriétaires d’exploitations agricoles qui avaient dressé un plan, mais qui ont dû le repousser pendant un an ou plus en raison d’événements indésirables peuvent témoigner de leur expérience.
Au début et au milieu des années 2000, l’encéphalite spongiforme bovine (ESB) a grandement ébranlé les producteurs canadiens presque du jour au lendemain lorsque le monde a réagi à la crise en rejetant temporairement le bœuf canadien. Cela nous rappelle que même les plans les mieux élaborés ne sont rien de plus que des plans. Ils sont rédigés pour servir de point de référence, mais il faut savoir être suffisamment agiles pour faire volte-face lorsque l’adversité frappe.
Assurer la pertinence et la pérennité de votre plan
Si un plan opérationnel n’a pas évolué depuis plus d’une année commerciale, c’est une bonne pratique de prendre une demi-journée ou une journée complète pour l’actualiser. L’exploitation agricole a-t-elle réussi à être fidèle à son plan après un laps de temps X? Y a-t-il des domaines dans lesquels elle n’a pas été à la hauteur? Y a-t-il eu des variables inconnues dont le plan ne tenait pas compte?
Vous pouvez avoir recours à un logiciel de planification opérationnelle pour vous aider à dresser vos plans et à visualiser l’état de votre exploitation agricole. De même, les conseillers agricoles de confiance externes représentent souvent une ressource privilégiée, car ils jettent un regard neuf sur une situation. Leurs recommandations et leurs points de vue peuvent mettre en évidence de nouveaux facteurs à prendre en considération lorsque vous irez de l’avant avec vos plans opérationnels pour le prochain exercice ou pour la phase de croissance de votre exploitation agricole.
Apprenez quand et pourquoi il est crucial de surveiller et de mesurer vos indicateurs de rendement clés et découvrez les outils et les ressources qui en facilitent le suivi.
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