La productivité des réunions de travail repose sur un ordre du jour solide

Une réunion organisée dans le cadre d’une exploitation peut contribuer de manière décisive à favoriser une communication efficace et le succès à long terme d’une entreprise agricole.

S’il est important de prévoir la date et l’heure des réunions et d’aviser la famille et les employés des sujets généraux qui seront abordés, il est aussi crucial d’élaborer un ordre du jour et de veiller au bon déroulement de la réunion pour que celle-ci soit fructueuse.

L’ordre du jour idéal

L’ordre du jour idéal des réunions de travail d’une ferme est axé sur la collaboration, disent des experts. Il tient compte des personnes présentes et de leurs responsabilités. Il devrait consigner par écrit les questions soulevées par toutes les personnes qui travaillent à la ferme, ainsi que par les conseillers.

Christine Legein, directrice générale du Bossy Nagy Group, en Ontario, aide ses clients du secteur agricole à élaborer l’ordre du jour de leurs réunions. La participation de tous à l’élaboration de l’ordre du jour est la meilleure façon de veiller à ce que tout le monde se sente inclus dans le processus décisionnel.

M^me Legein préconise un processus simple qui comprend des mises à jour sur l’état d’avancement des tâches et d’autres activités.

Kelly Dobson, président de la société LeaderShift, au Manitoba, indique qu’il y a une question importante à se poser pour déterminer si l’ordre du jour d’une réunion est efficace.

« Est-ce que chacun est au courant de ce qui se passe dans l’entreprise dans la mesure où ils ont besoin de savoir? » Les présidents de réunions doivent s’assurer que tous les participants soient informés et aient l’occasion d’exprimer leurs points de vue afin d’orienter les décisions sur les questions abordées.

Cette façon de faire permet aussi de déterminer si le nombre de réunions est suffisant.

Jared Sherman, directeur général de l’exploitation Soderglen Ranches à Airdrie, en Alberta, croit qu’un ordre du jour devrait être concis.

Il souligne que les ordres du jour varient selon les personnes qui participent à la réunion. Les rencontres individuelles portent souvent sur des questions précises, tandis que les réunions de personnel sont plus générales, explique M. Sherman.

« Ça ne me gêne pas qu’on s’éloigne un peu du sujet parce que ces digressions élargissent les perspectives. Tout le monde se sent à l’aise d’exprimer son avis et d’en parler. Nous avons du temps pour cela. »

Suivi

Les décisions prises lors des réunions sont futiles si personne n’y donne suite. C’est pourquoi il est essentiel d’assurer le suivi des mesures à prendre.

Les décisions prises lors des réunions sont futiles si aucune mesure n’est mise en œuvre par la suite.

M. Dobson indique que le suivi doit être effectué le plus tôt possible et que tout le monde devrait y participer. Il souligne qu’il y a souvent des enseignements à tirer de la mise en œuvre d’une décision ou qu’une discussion doit s’ensuivre.

« Il est important de prendre le temps de s’assurer que tout le monde a la chance de participer à la conversation. »

M. Sherman recommande aussi aux participants de prendre des notes détaillées et de poser des questions pour dissiper les doutes. De plus, le fait d’attribuer des dates aux tâches à accomplir favorise la responsabilisation. 

En conclusion

Les réunions de travail sont essentielles au renforcement des communications et à la réussite à long terme des exploitations agricoles. Des experts recommandent aux dirigeants de faire participer leurs employés à l’élaboration des ordres du jour, de s’assurer que chacun est informé de l’objet de la réunion et d’assurer le suivi des mesures à prendre à la réunion suivante.

Article par : Craig Lester

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